docLite

La soluzione integrata per la gestione dell'archivio documenti.

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Condivisione dei documenti

La condivisione dei documenti fra i vari utenti viene definita a livello globale tramite una relazione fra categorie di documenti e gruppi di utenti.

Entrando in maggiore dettagli è possibile stabilire altri parametri, ad esempio:

definire documenti di pubblico dominio e quindi accessibili a tutti gli utenti a prescindere dal gruppo o dal dipartimento di competenza;
definire condivisione di documenti fra i membri di un insieme temporaneo di utenti fra loro collegati da un'attività in comune, come nel caso di un gruppo di lavoro al quale sia assegnato un determinato compito
definire documenti privati o confidenziale per i quali l'autore indicherà individualmente gli utenti che possano accedere
ecc.
I livelli di accesso sono tre:

utente autore: è il proprietario del documento e può eseguire ogni operazione
utente coautore: può scaricare il documento ed archiviarne altre versioni modificate / revisionate
utente lettore : può visualizzare o scaricare il documento
Ulteriori funzioni accessorie consentono inoltre di distribuire i nuovi documenti ai destinatari tramite posta elettronica (gestione delle mailing list) o di inserire automaticamente un avviso nelle agende personali degli interessati.

Odoo Members
I documenti prodotti all'interno dell'organizzazione del cliente, rimangono archiviati nelle rispettive cartelle ed un apposito programma aggiorna, ad ogni emissione, il database del modulo documentale per rendere rintracciabili i documenti stessi a prescindere dalla loro ubicazione fisica.

Catalogazione

La storicizzazione avviene in base alla tipologia di documento:

contratti
modulistica tecnica
offerte/preventivi clienti e fornitori
ordini clienti e fornitori
fatture clienti e fornitori
corrispondenza
comunicazioni ufficiali
documenti vari

in base all'origine del documento:
documenti in ingresso: 

  • da digitalizzazione di documenti cartacei
  • da posta elettronica
  • da interfaccia con il sito internet
  • da elaborazioni del sistema

documenti in uscita

  • verso la clientela prodotti dal sistema (ed. ordini, fatture)
  • verso altri corrispondenti
  • tramite posta elettronica inviata direttamente dal modulo documentale

in base al formato del documento

  • PDF
  • Excel
  • Word
  • ecc.

in base ad un evento di riferimento (es. corso, riunione, conferenza)
in base al dipartimento di competenza

  • in base all'autore
  • in base all'ufficio/funzione emittente
  • in base al periodo di archiviazione
  • in base a categorie da definirsi tramite un'apposita tabella

L'archiviazione documentale viene eseguita fisicamente in cartelle del server ospitante o di altri elaboratori raggiungibili in rete, la mappatura dei percorsi di archiviazione dei documenti è memorizzata in un database in modo da consentire la ricerca dei documenti stessi tramite numerosi criteri di selezione fra i quali:

  • titolo
  • versione
  • autore
  • origine
  • dipartimento
  • periodo
  • parole chiave assegnate al documento in fase di archiviazione

Protocollazione

Ogni documento viene protocollato al momento della sua archiviazione nel modulo documentale.
Il modulo prevede per default due distinti protocolli per i documenti in entrata e quelli in uscita ed è possibile prevedere, laddove ritenuto opportuno, prevedere ulteriori numerazioni riferite alle varie categorie di documento.
L'assegnazione del numero di protocollo può essere automatica (numerazione progressiva attribuita dal programma di archiviazione) o manuale. Nel secondo caso si inserirà il numero attribuito al documento da parte dell'utente (procedura generalmente applicabile nei casi di documenti cartacei digitalizzati). 
E' inoltre possibile memorizzare riferimenti all'archiviazione fisica del documento cartaceo come cartella, faldone, scaffale, ecc.

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Versioning

DOCLite consente l'archiviazione di più versioni dello stesso documento. 
Le versioni si differenziano fra loro in base alla cronologia o in base ai contributori alla compilazione. Nel primo caso si tratterà di aggiornamenti che un documento subisce nel tempo (ad esempio listini, tariffari, contratti), nel secondo si tratterà di edizioni dello stesso testo con emendamenti o ampliamenti apportati da utenti diversi che dovranno confluire in un'edizione finale in base alla decisione di un gruppo di lavoro.
Viene in ogni caso mantenuta evidenza delle relazioni fra il documento originale e le successive versioni.

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